Central de Ajuda - Operações Singlesys¶

Cadastro de Produtos¶

Detalhes: Esta rotina é essencial para que o sistema calcule os impostos corretamente e mantenha o estoque organizado. O cadastro do produto exige atenção a campos fiscais específicos.

Dados Fiscais (Obrigatório): Preencha o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Sem ele, a SEFAZ rejeitará a emissão da nota. Defina a UN (Unidade de Medida, ex: UN, KG, CX) e configure o CFOP e CSOSN/CST padrão para vendas.
Automação: Ao importar o XML de uma nota de compra, o Singlesys pode cadastrar novos produtos automaticamente, poupando tempo de digitação manual.

Cadastro de Cliente¶

Detalhes: Um cadastro de cliente bem feito otimiza o pós-venda, evita rejeições na SEFAZ e facilita o envio de documentos.

Dados de Identificação: Insira o CPF/CNPJ e a Inscrição Estadual (se houver). Preencha o bloco de Endereço de forma completa (CEP, Logradouro, Número, Bairro, Cidade, UF). Endereços incompletos geram rejeição na emissão de NF-e.
Comunicação: No bloco de Contatos, insira um E-mail válido. O e-mail cadastrado nesta tela é utilizado pelo sistema para o envio automatizado de notas fiscais (XML/PDF) e relatórios.

Entrada de Notas (Compra de Mercadoria)¶

Detalhes: Registrar a entrada de mercadorias é vital para alimentar o estoque e o financeiro (contas a pagar). Acesse o módulo de Movimentos e clique em + Novo Cadastro, selecionando a Natureza da Operação "2 - COMPRA DE MERCADORIA".

Método Automático (Recomendado): Clique no botão azul Importar e selecione o arquivo XML fornecido pelo seu fornecedor.
Processamento: O Singlesys lerá o arquivo, preencherá o cabeçalho, os produtos, os valores e os cálculos de impostos automaticamente. Clique em Salvar para efetivar a entrada no estoque.

Emitir NF-e (Modelo 55)¶

Detalhes: Operação utilizada para vendas a prazo, operações interestaduais ou vendas para Pessoa Jurídica. Inicie um + Novo Cadastro no módulo de Movimentos.

Preenchimento: Selecione a Natureza da Operação "3 - VENDA DE MERCADORIA (NF-e)" e vincule o Cliente. Adicione os produtos na grade, verificando as quantidades e valores unitários.
Transmissão: Verifique o quadro de Totais para confirmar se os cálculos de base de ICMS, frete e descontos estão corretos. Ao clicar em Salvar, o Singlesys fará a comunicação em tempo real com a SEFAZ para autorizar a nota e gerar o DANFE.

Reimprimir Cupom (NFC-e)¶

Detalhes: Rotina de frente de caixa (PDV) utilizada caso a impressora fique sem papel ou o cliente solicite uma via extra do cupom fiscal.

Execução: Abra a tela de Gerenciamento de PDVs ou acesse o histórico do caixa do dia. Localize a transação desejada na listagem.
Impressão: Selecione a venda e clique no botão Reimprimir. O sistema enviará o comando para a impressora configurada na estação atual, emitindo uma cópia idêntica.

Cancela Cupom (NFC-e)¶

Detalhes: O cancelamento de cupom no PDV estorna automaticamente o produto para o estoque e remove o lançamento do caixa financeiro.
Atenção ao Prazo Legal: A SEFAZ estipula um prazo limite muito curto para o cancelamento de uma NFC-e (geralmente de 30 minutos a 2 horas). Após esse prazo, é necessário emitir uma Nota de Devolução.

Execução: No terminal do PDV, localize a opção de cancelamento ou busque a última venda registrada. Selecione o cupom e clique em Cancelar. O sistema solicitará uma justificativa e enviará o evento para a SEFAZ.

Envia XML e Relatório¶

Detalhes: Manter a contabilidade e o cliente atualizados é um processo que pode ser automatizado ou feito manualmente dentro do sistema.

Envio Automático: Se a opção "Enviar e-mail automático" estiver habilitada na Configuração da NF-e, o Singlesys envia automaticamente o XML e o PDF para o e-mail do cliente no momento em que a SEFAZ autoriza a nota.
Mala Direta e Relatórios: Para enviar relatórios em massa, utilize a aba de Mala Direta. Filtre seu público-alvo (ex: Clientes), redija a mensagem, anexe relatórios exportados do sistema e clique em Enviar.

Controle e Ajuste de Estoque¶

Detalhes: Rotina para correção de divergências entre o estoque físico e o estoque registrado no sistema.

Inventário: No menu Estoque, acesse Ajuste Manual. Busque o produto pelo código ou descrição.
Ajuste: Informe a quantidade real disponível fisicamente. O sistema registrará uma movimentação de entrada ou saída para igualar o saldo, exigindo uma justificativa para o histórico de auditoria.

Contas a Pagar e Receber (Financeiro)¶

Detalhes: Módulo responsável por gerenciar a saúde financeira da empresa, controlando as obrigações e os recebimentos.

Lançamentos: Títulos a receber são gerados automaticamente ao emitir uma nota fiscal de venda a prazo. Títulos a pagar são gerados na entrada de notas de compra.
Baixas: Acesse o módulo Financeiro, localize o título desejado e clique em Baixar. Informe a data do pagamento, o valor pago e a conta bancária ou caixa de destino.

Integração CRM e Faturamento (NF-e)¶

Detalhes: Fluxo para evitar retrabalho na digitação de dados quando uma negociação é fechada com sucesso no CRM.

Conversão: Quando um Lead aprova uma negociação e é convertido, seus dados alimentam automaticamente a base de Clientes.
Faturamento: Ao gerar o pedido a partir da oportunidade ganha, ele já fica disponível para emissão de NF-e e lançamento no contas a receber.

Controle do Funil de Vendas¶

Detalhes: Gerenciamento visual de todas as prospecções e negociações em andamento da sua equipe comercial.

Kanban: O funil utiliza um modelo visual que permite acompanhar em qual etapa cada negociação se encontra (ex: Prospecção, Qualificação, Proposta Enviada, Fechamento).
Movimentação: Você arrasta os cards (Oportunidades) entre as colunas conforme o avanço do contato com o Lead.

Agendamento de Retornos e Follow-up¶

Detalhes: Ferramentas para garantir que o vendedor não perca o timing do contato com o potencial cliente.

Histórico: Dentro do cadastro do Lead ou da Oportunidade, registre o histórico de todas as conversas (e-mail, ligação, WhatsApp).
Alertas: Crie Tarefas agendadas. O painel do CRM alertará o responsável na data e hora programadas para o próximo contato.

Importação de Lista de Contatos¶

Detalhes: Processo para trazer sua base de contatos antiga ou listas externas de prospecção para dentro do CRM.

Planilhas: Na área de Leads, utilize a função Importar Planilha. É aceito o formato Excel ou CSV.
Mapeamento: Certifique-se de que o seu arquivo contenha as colunas essenciais (Nome, E-mail, Telefone) mapeadas corretamente com os campos do sistema.

Acompanhamento de Desempenho Comercial¶

Detalhes: Área focada em métricas e relatórios para gestores de vendas avaliarem a produtividade da equipe.

Dashboard: Através do painel gerencial do CRM, é possível gerar relatórios e gráficos automáticos.
Métricas: Acompanhe as taxas de conversão, motivos de perda de negociações e o volume de oportunidades ganhas por cada vendedor.

Múltiplos Funis de Vendas¶

Detalhes: Organização de diferentes processos de vendas ou tipos de serviços em pipelines separados.

Personalização: O Singlesys permite a criação de pipelines personalizados para diferentes equipes (ex: Funil de Produtos, Funil de Serviços, Funil de Pós-Venda).
Etapas: Cada funil criado pode ter suas próprias etapas de negociação customizadas de acordo com o processo específico.

Integração com WhatsApp¶

Detalhes: Facilidade de comunicação direta com o Lead ou Cliente sem precisar adicionar o número na agenda do celular.

Atalho Direto: Ao clicar no número de telefone do contato pelo painel do CRM, o sistema abrirá o WhatsApp Web ou o aplicativo desktop.
Agilidade: É possível iniciar a conversa com uma mensagem pré-configurada, facilitando o registro da interação no histórico.